Proseguo la serie dei post dedicati alla produttività personale parlando del problema rappresentato dal mito del #multitasking.
Parlo da donna: spesso mi sono ritrovata a dire cose del tipo “sappiamo fare due cose in una volta” oppure “siamo in grado di seguire due pensieri contemporaneamente” e via così. La realtà è che abbiamo molte, moltissime cose da fare e molte altre a cui pensare e la nostra mente quasi mai è in uno stato di tranquillità. Progetti, lavoro, vita privata, salute, affetti. Sono molti i fronti su cui ci spendiamo e spesso in ugual misura ed intensità. Questo a volte porta ad uno stato di estrema confusione o meglio tensione, proprio perchè in realtà la nostra mente non è in grado di seguire più cose con la stessa attenzione ed intensità.
Voglio dire che se devo leggere qualcosa di leggere e contemporaneamente seguire in sottofondo una serie TV che mi interessa il giusto, bhè questo riesco a farlo. Ma seguire con attenzione un lavoro di progettazione e contemporaneamente rispondere al telefono…no!
Confondiamo la velocità di passaggio fra un problema/progetto/richiesta ed un altro con la capacità di essere multitasking. Il tema riguarda anche gli uomini, ovvio, ma credo che sia più rilevante per le donne perchè sono più frequentemente portate a caricarsi di attività e vivono più spesso la difficoltà a ridefinirle in ordine di importanza ed intensità.
Se poi siamo anche un po’ perfezioniste…il gioco è fatto! Ci troveremo a frammentarci in tante micro attività dispersive, di cui non vedremo la fine anche per la tendenza a non darci dei criteri di qualità sufficienti, definendo meglio quindi il tempo e le energie che sono necessarie per arrivare ad un obiettivo o per concludere una attività. Confonderemo quantità con qualità ed utilizzeremo energie e tempo in eccesso su obiettivi di poco conto, arrivando trafelate e sfinite sugli obiettivi chiave. Per questo motivo i primi due post della serie sono stati dedicati agli obiettivi ed alla loro classificazione.
Detto questo, ecco perchè oggi voglio parlarti di come gestire il flusso delle attività, a partire dalla classificazione degli obiettivi.
Almeno dal punto di vista del lavoro, dovresti (o dovresti per la maggior parte del tempo) impegnarti in attività che:
1. hanno una diretta connessione con obiettivi stabiliti (attenzione, un obiettivo a lungo termine potrebbe anche esser l’aggiornamento, da qui attività di ricerca ed esplorative)
2. sono già state valutate in termini di priorità, tipologia (categorie) e difficoltà/importanza
3. sviluppano valore per il cliente finale; sia cliente pagante che cliente interno (ossia collega/collaboratore)
Questi sono i miei tre criteri di base, sui quali ho fondato la mia teoria e pratica della produttività personale e che mi hanno permesso di ottimizzare il mio tempo vita, finalizzandolo ad esperienze ed attività che mi interessano, sviluppano valore per qualcuno e che svolgo utilizzando il giusto tempo.
Ora parti dalle basi: raccogli in modo sistematico per 7-14 giorni le informazioni sul modo in cui organizzi il tuo tempo, vera risorsa scarsa! Su quali fronti sei impegnato? Quali progetti hai attivi? Hai dato loro priorità? Sei in grado di concentrarti su di un’unica attività per quanto tempo? Usa la tecnica del pomodoro che trovi ben illustrata nel sito dell’ideatore. http://pomodorotechnique.com/
Fatto questo, ti aspetto al prossimo post dove approfondirò il tema della gestione del multitasking e ti indicherò altri strumenti utili!
